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2014年10月18日 (土)

情報管理週報#39

Patentdb 先週から、特許情報管理についてアレコレ話題になったので、高々10か月の知財業界体験から、ハズせないと思う機能をリストアップしておこうと思います。
 ざっくりネット検索したところ、ニッチな領域にずいぶんと多くの会社が参入している上、フリー/シェアウェアも多数あってビックリ。さらに、事務所によっては、自所でDBソフトを開発したり、ExcelやAccessで期限管理している所もあるようで、各所様々な様相。

【必要機能】
・基本情報の入力管理は当然
・数千~数万件のサポート
・法改正、(できれば軽減申請にも)対応
・出願人、担当者の住所DBと宛名シール・賀状出力対応
・レター、提出書類の自動作成
・期限のアラート
・特・実・意・商、内内、内外、外内対応
・ファミリーの関連付け(IDS管理も)
・マドプロ(いずれはヘーグも)展開の国別タブ
・担当者履歴や、提出・発送書類履歴一覧
・請求書発行
・各国庁やDBへのリンク
・自社や各国現地代理人の見積書が作れたりするといいな~

 現在使っているソフトで大部分はサポートされていますが、とにかくできるだけ一元化して、バックアップを小マメにしておけば安心!という状態にしておけるのが理想です(とはいっても、生きている案件については紙でも保管しておかないと完全に安心はできませんが)。一昔前はこれらをすべて紙ベースで管理していたというのだから、移行時の関係者のご苦労には頭が下がります。
 とにかく、この業界のタイムスパンは、3年・10年・20年と長く、継続的な情報管理の重要さは言うに及ばず、頻繁な法改正への対応という細やかなフォローも欠かせません。あとは、できるだけユーザインタフェースが簡易で、誰でもすぐに理解できる構成なら尚良しかと。危険なのは、“この人しか把握してない”という状況になること。Windows8みたいな大幅なUI 変更も、できれば避けたいところ(汗)。
 ―― 願わくば、業界をあげて、各種DB間の移行もスムースになるように、ライバル会社ではあっても最低限の仕様やフローNo.を共通化してもらえると、対“お客様”の信頼確保につながると思うのですが、その辺はどうなっているのかしらん?…。(海外の事務所は、どんな管理ソフトを使ってるのかな~?)

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